Kantoorklachtenregeling advocatuur
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze Klachten- en Geschillenregeling Advocatuur wordt verstaan onder:
Cliënt: Natuurlijk persoon, dan wel (privaatrechtelijke of publiekrechtelijke) rechtspersoon die als gevolg van de totstandkoming van een overeenkomst van opdracht met de advocaat van de advocatuurlijke dienstverlening van de advocaat gebruikmaakt, dan wel gebruik heeft gemaakt;
Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de Cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht ten aanzien van advocatuurlijke dienstverlening, de kwaliteit van de advocatuurlijke dienstverlening of de hoogte van de declaratie ter zake van advocatuurlijke dienstverlening, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
Klager: de Cliënt of diens vertegenwoordiger die een Klacht kenbaar maakt;
Klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de Klacht.
Artikel 2 Toepassingsbereik
Deze Klachten- en Geschillenregeling Advocatuur is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht ten aanzien van advocatuurlijke dienstverlening tussen de advocaat als opdrachtnemer en een Cliënt als opdrachtgever, tenzij uitdrukkelijk in de overeenkomst van opdracht of door middel van een ander schriftelijk document van deze Klachten- en Geschillenregeling Advocatuur wordt afgeweken.
Artikel 3 Doelstellingen
Deze Klachten- en Geschillenregeling Advocatuur heeft tot doel:
a. het vastleggen van een procedure om een Klacht binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
b. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van de Klacht vast te stellen;
c. het behoud en de verbetering van bestaande relaties door middel van goede behandeling van de Klacht;
d. de verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van de behandeling en de analyse van de Klacht.
Artikel 4 Informatie bij aanvang dienstverlening
De advocaat, zoals bedoeld in artikel 6.28 van de Verordening op de Advocatuur, wijst de Cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het advocatenkantoor deze Klachten- en Geschillenregeling Advocatuur hanteert en dat deze van toepassing is op de advocatuurlijke dienstverlening.
Artikel 5 Interne klachtprocedure
1. De Klacht waarmee een cliënt de advocaat benadert, wordt doorgeleid naar degene die is belast met de uitvoering van deze intern klachtprocedure, die tevens advocaat is, en die daarmee optreedt als Klachtenfunctionaris.
2. Door de Klachtenfunctionaris, dan wel een door de Klachtenfunctionaris daartoe aangewezen persoon, wordt degene over wie is geklaagd in kennis gesteld van de ingediende Klacht.
3. De Klachtenfunctionaris, dan wel een door de Klachtenfunctionaris daartoe aangewezen persoon, stelt de Klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een (nadere) toelichting te geven op de Klacht.
4. De Klachtenfunctionaris, dan wel een door de Klachtenfunctionaris daartoe aangewezen persoon, tracht met de Klager tot een oplossing te komen, al dan niet in samenwerking met degene over wie is geklaagd.
5. De Klachtenfunctionaris, dan wel een door de Klachtenfunctionaris daartoe aangewezen persoon, handelt de klacht af binnen een maand na ontvangst van de Klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de Klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de Klacht wordt gegeven.
6. De Klachtenfunctionaris, dan wel een door de Klachtenfunctionaris daartoe aangewezen persoon, stelt de Klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de al dan niet gegrondheid van de Klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
Artikel 6 Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
1. De Klachtenfunctionaris, de door de Klachtenfunctionaris aangewezen persoon zoals bedoeld in artikel 5 van deze Klachten- en Geschillenregeling Advocatuur en degene over wie is geklaagd nemen bij de behandeling van de Klacht geheimhouding in acht.
2. De Klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de Klacht.
Artikel 7 Verantwoordelijkheden en klachtenregistratie
1. De Klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de Klacht.
2. De Klachtenfunctionaris, dan wel een door de Klachtenfunctionaris daartoe aangewezen persoon, houdt de Klager op de hoogte over de afhandeling van de Klacht.
3. De Klachtenfunctionaris, dan wel een door de Klachtenfunctionaris daartoe aangewezen persoon, houdt een overzicht bij van alle ontvangen Klachten met daarbij het onderwerp van de Klacht.
Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
De klachtenfunctionaris is een van de bovengenoemde maten die de zaak niet in behandeling heeft gehad.